注意！档案数字化这4个环节一定要谨慎！

  随着办公自动化的发展和后疫情时期的需要，不少机关单位开始启动“网上办公”。办公环境转到网上，同样也需要将纸质资料转移到网上，这就涉及到了“档案数字化”。

  与纸质档案等传统介质的纸质资料相比，数字化档案资料具有巨大优势，如节省档案存储空间、缓解档案原件频繁使用磨损、提高信息检索速度、加强档案信息资源的开发和利用等。

  在机关单位的日常工作中，虽然档案数字化发挥了积极的作用，但也暴露了不少泄密隐患。总的来说，在以下4个环节最容易泄密！

  2013年7月，某档案服务企业承担某地方档案数字化工作。该公司数字化加工项目办经理宋某，为防止制作完成的数字化档案在处理中丢失，违规将5年多来包括涉密档案在内的所有电子档案信息带出委托单位，擅自存储在连接互联网的计算机中。经鉴定，其中涉及数百份国家秘密。事件发生后，该公司给予直接责任人宋某开除处理，该地档案部门对本部门责任人员也给予了相应的处理。

  档案数字化工作大都是对纸质档案进行扫描加工，这项工作通常由档案管理部门外包给有关公司做。外包公司是不是具备处理涉密档案资料的相关资质、档案管理部门是否对数字化工作进程进行了全程监督管理、是否完整记录数字化工作的所有的环节以备检查，对于保密管理至关重要。

  在上述案例中，外包公司员工缺乏保密常识固然是造成泄密的根本原因，但档案管理部门未对外包公司做保密审查和监管，对数字化工作不闻不问，也为最终的泄密埋下了隐患。

  2016 年8月，有关部门在工作中发现，1份标注“机密”的文件资料在某微信群中传播。经查，发布者系某省档案局服务人员孙某。该局在对原始纸质档案资料做拆封扫描时，因现场工作人员的疏忽，未对档案的复原逐项检查，导致涉案文件落在数字化现场。孙某清理卫生时发现涉案文件内容与其儿子工作有关，遂将其拍成图片格式，发在家庭微信群中，造成泄密。案件发生后，有关部门对孙某作出辞退处理，给予该档案局数字化工作负责人高某党内严重警告处分。

  档案数字化工作具有数量大的特点，往往需要多人一起进行，要求对原始档案的拆封和复原严格登记造册，做好记录，交接时也要认真清点，并出具相关手续。上述案例中，作为数字化工作负责人的高某，未制定和实施严密的数字化工作安全制度，原始档案的出库入库也未仔细检查。

  2015 年12月，某市档案局工作人员发现，在对相关档案资料做现场数字化工作结束后，存储档案数据的1个移动硬盘下落不明，这中间还包括1份机密级和1份秘密级国家秘密。案件发生后，有关部门对该档案局数字化加工场所现场负责人胡某、李某作出辞退处理，并在单位内部开展保密整改。

  上述案例暴露出有关档案部门保密工作缺乏全程性、跟踪性的问题，胡某和李某作为数字化加工现场负责人，一方面未能谨慎保管涉密移动硬盘，另一方面未对档案数字化工作场所的保密管理采取对应措施，导致存储硬盘丢失后无迹可寻。

  提前安装监控录像设施、加强对进出档案数字化场所人员的检查，能够最大限度地避免此类案件的发生。

  2002 年12月，有关部门发现，两份秘密级档案资料利用互联网电子邮件被传递。经查，发件人系某州档案局职工李某，其好友印某和刀某以要写论文为由，向李某索要有关方面的档案资料。李某利用职务之便，在档案局系统中找到7份相关档案资料 （这中间还包括2份秘密级国家秘密），并擅自导出至非涉密电脑，利用互联网电子邮箱传递给印某，随后印某转发给刀某，造成泄密。案件发生后，有关部门给予李某留党察看一年、行政记大过处分。

  在上述案例中，一方面暴露出有的档案部门工作人员保密意识薄弱、责任心不强等问题，另一方面也能看出数字化档案资料易于复制和传播、且不容易被监控的缺陷。

  与传统纸质等其他介质的档案资料一样，涉密的数字化档案资料同样应该被严控知悉范围，很多别有用心的人正是利用其形式虚拟化的特点，非但不尽职尽责地谨慎保管数字化档案资料，反而“监守自盗”，以为没有实体档案的流转，就不会留下“罪证”。

  同时也提醒档案部门要建立后台管理机制，数字化档案资料的使用要 “有迹可循”，并严控工作人员相关权限，堵住非法复制、传播的口子。

  开展档案数字化专项保密教育，重点从档案数字化的重要性、常见的失泄密情形、保密管理要求等方面，结合生动的案例开展教育培训，加强有关人员的保密意识和保密知识。

  强化档案数字化全过程的保密监管，谨慎选择外包公司，完善相关场所的保密设备，对信息设备采取物理隔离，做好技术防范工作。同时也要对工作人员做好身份审核、登记，严格记录具体工作，确保有迹可循。

  规范档案数字化成果的管理，做好交接手续，建立完备的后台管理机制，加强对数字档案的安全防护，严格区分涉密与非密，并定期检查。

  你在日常档案数字化的工作过程中还遇到过什么样的问题呢？又是如何来解决的呢？可以在评论区告诉我们哦~我们将挑选出优质评论送出我们的精美奖品！快来评论区一起聊聊吧~

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